採購卡使用流程

1. XXX機關(例一)
　
執行者
 作業方式：上網/人工
請購
 請購人
(一個部門一個帳號、密碼，該帳號密碼由部門內所有員工共用)		 上網瀏覽商品、列印請購單
請購單位主管簽准請購單。
採購、經規、會計部門 依法審核並簽准請購單。
最高主管 簽准請購單。

下訂
.
簽收
.
驗收

 採購部門 根據已簽准之請購單，使用GCA憑證進行下訂。
立約商 根據系統顯示之訂單，進行處理並出貨。
請購人 簽收
採購部門 派驗
請購人、相關驗收人員 驗收、請相關主管簽章。
請購人根據實際驗收單，上網填驗收記錄。
上網填驗收記錄
採購部門 根據系統寄送給採購部門之驗收記錄e-mail通知，請廠商開立發票。再將下訂、驗收證明送至會計部門請款。
支付
 會計部門 開傳票(附上系統列印出之訂單)。

出納部門

 根據訂單、驗收記錄、傳票等資料，使用GCA憑證及卡號進行電子支付。
出納部門 每月收對帳單。核對帳單與傳票金額。
出納部門 開立支票支付給代墊銀行。
2. XXX機關(例二)
　
執行者
 作業方式：上網/人工
請購
 請購人
(每一位員工，統一配置相同的一個序號及密碼)		 上網瀏覽商品、列印請購單
請購單位主管簽准請購單。
採購部門 簽准請購單。
會計部門 依法審核並簽准請購單。

下訂
.
簽收
.
驗收

 採購部門 根據已簽准之請購單，使用GCA憑證進行下訂。
立約商 根據系統顯示之訂單，進行處理並出貨。
請購人 簽收、請廠商開立發票。
採購部門 根據實際簽收單，上網簽收。
請購人、相關驗收人員 驗收、請相關主管簽章。
採購部門 根據實際驗收班，上網填驗收記錄。匯集相關資料向會計部門請款。
支付
 會計部門 開傳票

出納部門

 根據訂單、驗收記錄、傳票等資料，使用GCA憑證及卡號進行電子支付。
出納部門 每月收對帳單並核帳，匯整請款資料。
出納部門 根據請款相關資料，開立支票支付給代墊銀行。
(一)學校
1.XXX大學
　
執行者
 作業方式：上網/人工
請購
 請購人
(各科系部門)		 十萬元以上，以科系部門為單位填寫請購需求。
請科系部門主管簽准請購需求。
總務處 依法審核並簽准請購單。
會計部門 依據請購需求，上網瀏覽商品、列印請購單
簽准請購單

下訂
.
簽收
.
驗收

 總務處 根據已簽准之請購單，使用GCA憑證進行下訂。
立約商 根據系統顯示之訂單，進行處理並出貨。
請購人 簽收
請購人、相關驗收人員 驗收、請廠商開立發票、請相關主管簽章。
總務處 根據實際簽收、驗收單及發票，上網簽收並填驗收記錄。
支付
 會計部門 開傳票。

出納部門

 根據訂單、驗收記錄、傳票等資料，使用GCA憑證及卡號進行電子支付。
出納部門 每月收對帳單並核帳，彙整請款資料。
出納部門 根據請款相關資料，開立支票支付給代墊銀行。

2.XXX家商
　
執行者
 作業方式：上網/人工
請購
 請購人
(每一位商品需求者)		 上網至中信局網站查詢商品。列印所需商品項次。
請科系部門主管簽准請購需求。
會計室、校長 依法審核並簽准請購單。
總務處 依據請購需求，上網代選商品、轉請購單

下訂
.
簽收
.
驗收

 總務處 使用GCA憑證進行下訂。
立約商 根據系統顯示之訂單，進行處理並出貨。
請購人 簽收
請購人、相關驗收人員 驗收、請廠商開立發票、請相關主管簽章。
總務處 根據實際簽收、驗收單及發票，上網簽收並填驗收記錄。
支付

總務處

 根據訂單、驗收記錄等資料，使用GCA憑證及卡號進行電子支付。
出納部門 每月收對帳單並核帳，彙整請款資料及廠商發票。
出納部門 根據相關資料，開立支票支付給代墊銀行。
(一)醫院
XXX醫院
　
執行者
 作業方式：上網/人工
請購
 請購人
(每一位商品需求者)		 依需求自行筆述商品需求。
請科系部門主管簽准請購需求。
採購部門 依據請購需求，上網瀏覽商品、列印請購單。
簽准請購單。
會計部門 依法審核並簽准請購單。

下訂
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簽收
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驗收

 採購部門 根據已簽准之請購單，使用GCA憑證進行下訂。
立約商 根據系統顯示之訂單，進行處理並出貨。
請購人 簽收
採購部門 根據實際簽收單，上網簽收。
請購人 小額自行驗收、巨額會同相關人員驗收、請廠商開立發票
採購部門 根據實際驗收單及發票，上網填驗收記錄。
支付
 會計部門 開傳票。

出納

 根據訂單、驗收記錄、傳票等資料，使用GCA憑證及卡號進行電子支付。
出納 每月收對帳單並核帳，彙整請款資料。