採購卡Q&A
 
◢ 基本名詞
Q1、什麼是共同供應契約電子採購系統?
行政院公共工程委員會為加速中央機關集中採購電子化，特委託中華電信數據通信分公司建置「共同供應契約電子採購系統」，由需求調查、共同供應契約公告與查詢、訂購及付款，全面電子化，使政府採購資訊流與金流結合，節省採購成本，提昇採購效率。
該系統提供八大功能如下:
(1) 商品需求調查服務系統
(2) 共同供應契約公告服務系統
(3) 電子型錄查詢系統
(4) 採購及訂單管理系統
(5) 電子支付系統
(6) 公共工程委員會查核管理系統
(7) 適用機關管理服務系統
(8) 系統維護管理系統
Q2、什麼是政府網路採購卡?政府實體採購卡？
政府網路採購卡，是一張虛擬採購卡，無實體卡片，僅有卡號及有效日期，由台新銀行等十二家得標銀行核發予中華民國政府機關。此卡必須配合GCA電子憑證使用，並限用於「共同供應契約電子採購系統」之電子支付。
政府實體採購卡，是一張實體卡片。適用於小額採購(單筆採購小於十萬元之非共同供應契約採購品項)、公務差旅等。
Q3、何謂電子支付?
機關於「共同供應契約電子採購系統」下訂時，付款方式得選擇『人工支付』或『電子支付』。
『人工支付』代表該訂單帳款由機關自行支付於供應商；
『電子支付』代表該訂單可透過共同供應契約電子採購系統，使用『政府網路採購卡』付款，由銀行代墊款予立約商，而機關則是在每月收到銀行帳單後，再繳款予銀行即可。持卡人於電子支付時，只需輸入『政府網路採購卡』卡號及有效日期(金額由系統自動帶出，人工不需輸入)，即可完成電子支付動作。
Q4、機關的支付單位在「共同供應契約電子採購系統」須先預備哪些工作，將來才可使用電子支付?
支付單位若要進行電子支付，即需(一)先向帳號序號為0之帳號管理者申請「具有支付權限之帳號及密碼」以登入本系統。(二)向合法銀行申請「政府網路採購卡卡號」。(三)申請機關(構)單位GCA憑證(若於領投標系統已申請，即可延用)。
◢ GCA憑證
Q1：為何在下訂及支付時使用GCA憑證？
GCA憑證是用來在網路上確認機關身分的。由於下訂及支付皆是網路下單的重要工作，因此系統在收到使用者下訂或支付的請求時，須利用使用者所插入憑證上的資料來確定使用者的身分是否合法。並且再利用憑證上的金鑰對下訂或支付之資料作加密，以確保資料傳送的安全。
Q2：電子支付用之GCA憑證與政府領投標系統所用之憑證是否相同？
「共同供應契約電子採購系統」與「政府領投摽系統」所使用之GCA招標專用憑證是相同的。但是支付單位所持有之憑證內的機關代號須與登入系統時之機關代號相同。
Q3：如何申請GCA憑證？
請上網至「政府憑證管理中心」申請，申請參考網站說明或「共同供應契約電子採購系統」首頁之系統公告。用來讀取IC卡內容之讀卡機則可上網至「共同供應契約電子採購系統」購買。
Q4：許多機關下訂與支付是不同人，憑證是否共用？
支付人GCA憑證上之機關代號必須與所登入之帳號相同。亦即若支付人登入帳號為3.15.80.6-999
則支付人的憑證是與3.15.80.6帳號之下訂人的憑證相同，因此須彼此共用該憑證(磁片式)。
Q5：若是GCA憑證即將到期，是否可以申請展期？
本系統憑證係採用政府採購單位的招標專用憑證，於憑證管理中心規定係無法展期的。請機關於快到期時，於憑證管理中心網站同時進行憑證之廢止及重新申請。憑證管理中心網站：http://gca.nat.gov.tw。申請方式請參考該網站。
◢ 政府網路採購卡
Q1：許多機關部門預算獨立，採購卡是依機關申請或部門申請？
採購卡可依視需要而由機關申請或部門申請。
Q2：如何使用政府網路採購卡?
「政府網路採購卡是由支付單位持卡人於電子支付時，只需輸入『政府網路採購卡』卡號及有效日期(金額由系統自動帶出，人工不需輸入)，即可完成電子支付動作。
Q3：為何要申請政府網路採購卡?
a、配合行政院核定之「加速中央機關集中採購電子化推動方案」，兩年內(93年6月)全面推動中央機關集中採購電子化。
b、機關可享受信用卡遞延支付之好處，增加資金靈活度。
c、由付款給多家供應商的方式簡化為只需支付一家銀行的方式。
Q4：如何取消訂單？
電子訂單-請先洽立約商同意，再至共同供應契約電子採購系統〝訂單管理〞系統執行退件功能，並載明退件原因，系統會將此一訂單交由中信局裁定可否取消。
Q5：有時在做電子支付時，系統於結束時並無任何回應時，該如何知道該筆是否已經支付？會不會造成重複支付同一筆訂單的情形？
基本上電子支付完成時，系統會回應『 訂單xxxxxxxxxxxxxxx已完成電子支付，系統已將此筆訂單結案，您可至「歷史訂單」去查詢及列印此筆訂單。』，讓機關知道已經支付成功。
支付單位若要確定該筆訂單是否完成支付，只要在畫面左方「電子支付」點入後，所看見的訂單皆是未完成支付者，若不見該筆訂單，即可在畫面左方「歷史訂單」點入後，若能看見該訂單，表示該訂單已確定完成支付。請機關不必擔心重複支付，因系統已設定同一筆訂單僅會支付一次的安全措施，並不會產生重複支付的情形。
Q6：政府網路採購卡有無偽卡風險?
政府網路採購卡需配合政府機關之GCA，並且限於「共同供應契約電子採購系統」，實體商店及網路商店無法辨識政府網路採購卡之卡號，故無偽卡風險。
Q7：申請政府網路採購卡，機關是否需要負擔費用?
本行提供政府網路採購卡年費、違約金、掛失手續費、調閱交易紀錄費、補印繳款通知書費等專屬免費優惠。
Q8：政府網路採購卡之信用額度如何核給? 如果因臨時額度需要增加，該如何提出申請？
由機關自行評估單月累積最高採購金額，於持卡人聲明書上填上建議額度，作為本行核給額度之參考。臨時額度需要增加時，可填寫調整額度的申請書，本行將會立即配合辦理。
Q9：政府網路採購卡之有效期限?
本次政府網路採購卡之有效期限為2018年6月，有效期限屆滿後，行政院公共工程委員會將再委託招標機構重新招標發卡銀行。
Q10：政府網路採購卡之持卡人應由誰擔任?申請張數有無限制?
由機關自行決定；申請張數無限制。
Q11：如何申請政府網路採購卡?
(隨銀行不同，可能不同)基本準備要件如下：
1.機關函文
2.採購卡申請書
3.合約書(一式兩份)
4.持卡人身分證正反影本
Q12：銀行收到申請文件後，多久可以發卡?如何通知機關已核准?
本行收到完整無誤之申請文件起算，1~2個工作天內即可完成發卡作業
Q13：機關收到發卡通知函後是否可立即刷卡?
若您收到本行之發卡通知函後，必須立即致電本行完成開卡手續，才可使用政府網路採購卡。
Q14：持卡人誤刷卡時，如何處理?( 電子支付後發現付款錯誤，能否追回貨款？)
「共同供應契約電子採購系統」為避免持卡人輸入錯誤，在持卡人點選訂單編號進行付款前，會再出現訂單明細畫面(品名、數量、總金額等)，供持卡人再確認，且金額由系統帶出，持卡人不得更改，可降低持卡人錯誤之機率。
若持卡人確實誤刷卡，請於當日12:00前通知中華電信數據通信分公司(TEL：02-3343-6749賴股長)更正，逾時不予受理。
Q15：銀行結帳日及繳款截止日?
本行將依貴單位需求,彈性提供結帳日,結帳日加15天為繳款期限
Q16：機關延遲繳款，是否影響持卡人個人之信用紀錄?
政府網路採購發卡對象為政府機關，機關延遲繳款僅會影響機關之信用狀況，不會影響持卡人個人之信用紀錄。
Q17：如果在機關單位在繳款截止日之前，來不及將帳單存入約定帳號，銀行會如何處理？
本行會在下一個繳款日一併連同兩期帳單金額扣款，銀行並不會計收任何的循環息。
Q18：支付人員因風險考量提出可否以機關名或機關首長名來代表申請政府網路採購卡？
目前現行之政府網路採購卡系統並無以機關名代表持卡之功能，且就信用卡設計面而言，本就需以人名來持有，以利後續銀行控管（此涉及日後持卡人向銀行查閱資料之權限以及卡片使用權責問題），此外同一人只能持有一卡亦已在契約書中載明，應無疑義，這點亦為公共工程委員會所要求。
Q19：如果持卡人因為職務調動或其他原因，是否可以讓予他人沿用舊卡號使用？
由於卡號的申請是依照單位申請人填寫的申請書資料產生，因此帳單也會依照原本持卡人的姓名以及單位地址寄送，如果因為職務調動或有任何無法繼續使用的理由，應由單位填寫停用申請書，並且依照申請程序另外為單位所授權的支付人員申請新卡號。
Q20：卡片如果申請掛失，是否還有風險或者需要負擔任何費用？
基本上政府網路採購卡由於特殊的作業方式，其實並沒有遭到盜刷的風險，但為了完整明訂雙方權利義務的關係，掛失的風險在契約書上仍然訂定以一般信用卡的約定條款為規範。當然由於風險甚低，銀行並不收取掛失費。